Case Study
SAP S/4HANA-Stabilisierung und Prozessoptimierung im Einkauf
Pharma (ca. 700 Mitarbeiter, Großraum München)
Interim Manager SAP S/4HANA, Prozesse, MDG, MDM und Einkauf
Das Unternehmen hatte kürzlich SAP S/4HANA eingeführt – allerdings ohne ein strukturiertes Projektmanagement. Die Migration der Stammdaten und Bewegungsdaten war unvollständig, viele Prozesse funktionierten nur mit Workarounds. Insgesamt war das Setup stark hands-on geprägt, mit mangelnder Systemnutzung und uneinheitlichen Strukturen.
Ich habe zunächst typische operative Aufgaben im Einkauf übernommen (z. B. Bestellungserfassung, Preisverhandlungen) und parallel eine systematische Analyse der Datenqualität und der Prozesslücken durchgeführt. Dabei wurden unter anderem fehlerhafte Materialstämme, nicht gepflegte Dispositionsdaten und unklare Rollenverteilungen identifiziert.
Ein Fokus lag auf dem Aufbau einer funktionsfähigen Data-Governance-Struktur (MDG/MDM), dem Bereinigen von Bewegungsdaten und dem Coaching der Mitarbeitenden im Umgang mit SAP MM. Über gezielte KPI-Auswertungen (z. B. Lagerreichweiten, Maverick Buying, ABC/XYZ-Analysen) konnte ich Handlungsfelder aufzeigen und konkrete Prozessverbesserungen anstoßen.
Ein weiterer Schwerpunkt war die Analyse des Einkaufsverhaltens im Bereich der C-Teile. Hier zeigte sich, dass über 40 % der Bestellungen einen Warenwert unter den internen Prozesskosten von 300 EUR hatten – was zur Entwicklung eines C-Teile-Managements führte.
Die Mitarbeitenden arbeiten inzwischen deutlich strukturierter im SAP-System, was sich positiv auf Prozesse, Datenqualität und Transparenz auswirkt.
Ein neuer P2P-Prozess wurde aufgebaut, inklusive der ersten Elemente einer unternehmensweiten Data Governance. Die systematische Bereinigung und Pflege der Stammdaten führte zu einer messbaren Reduktion der Prozesskosten.
Durch die korrekte Pflege von Dispositionsdaten konnte der Lagerbestand nicht-radioaktiver Materialien um rund 50 % reduziert werden. Gleichzeitig wurde gezielt Maverick Buying minimiert, was die Standardisierung im Einkauf stärkte und strategische Einkaufsentscheidungen ermöglichte.