Case Study
Professionalisierung des Einkaufs im Glasfaserausbau
Glasfaserausbau (ca. 250 Mitarbeiter, Niedersachsen)
Interim Manager Einkauf
Das Unternehmen befand sich in einer Phase des schnellen Wachstums, hatte aber seit über einem Jahr vergeblich einen Einkaufsleiter gesucht. Während des Mandats konnte die Position zwar besetzt werden, jedoch hatten zwei erfahrene Senior-Einkäufer das Unternehmen bereits verlassen. Es existierten kaum definierte Prozesse und kein vollwertiges ERP-System.
Der gesamte Einkauf musste daher neu strukturiert werden. Gleichzeitig bestanden zahlreiche Claims mit Nachunternehmern – insbesondere im Tiefbau. Das Unternehmen stand unter hohem Umsetzungsdruck, da ein Einkaufsvolumen von rund 250 Mio. EUR pro Jahr zu steuern war – größtenteils finanziert über Fördergelder und Private-Equity-Investoren.
Ich habe zunächst zentrale Einkaufsprozesse definiert und implementiert sowie die Einführung des ERP-Systems Business Central im Bereich Einkauf operativ unterstützt. Dazu gehörten insbesondere der Aufbau von Stammdaten, die Gestaltung von Layouts und die Einbindung der Mitarbeitenden in das neue System.
Parallel habe ich die strategischen Beschaffungsbereiche neu aufgesetzt. Das Installationsmaterial (Jahresvolumen ca. 50 Mio. EUR) wurde neu ausgeschrieben und erfolgreich verhandelt. Die Nachunternehmerstruktur (Jahresvolumen ca. 200 Mio. EUR) wurde konsolidiert, standardisiert und teilweise internationalisiert – begleitet von Bonitätsprüfungen und RFI-Verfahren.
Ein zentrales Thema war die enge Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung zur vollständigen Überarbeitung des Vertragswesens. Zusätzlich habe ich das fünfköpfige Einkaufsteam geführt und gezielt gecoacht, insbesondere im Umgang mit Claims, Verhandlungen und Eskalationen.
Business Central wurde im Einkauf erfolgreich eingeführt und mit einer sauberen Stammdatenbasis versehen. Die Kosten für das Installationsmaterial konnten durch Ausschreibungen und Bündelungseffekte um über 30 % gesenkt werden. Auch bei den Nachunternehmern wurden spürbare Kostensenkungen (>5 %) erzielt.
Das Vertragswesen wurde umfassend aktualisiert und rechtlich abgesichert. Mehrkosten und Forderungen im einstelligen Millionenbereich konnten durch gezielte Verhandlungen erfolgreich abgewehrt werden. Zudem wurde eine neue, solide und teils internationale Nachunternehmerbasis aufgebaut, die langfristig für stabile Liefer- und Bauleistungen sorgt.